88+ инструмента за бизнеса, домашния офис и отдалечените работни екипи

Трудно е да разполагате с подходящите инструменти за домашен офис и дистанционна работа във всяка ситуация. В тази статия са обяснени най-важните инструменти и ресурси, които можете да използвате, за да увеличите производителността и да улесните живота си, когато работите от разстояние или дори в чужбина.

Статия, посветена на инструментите с отворен код за домашен офис и дистанционна работа

Инвентаризация и оценка на нуждите

Мнозина започват да купуват див софтуер и също така го въвеждат безконтролно. Но един от най-важните моменти преди закупуването на този софтуер е инвентара, така че тук има няколко вдъхновения за въпроси за инвентаризацията

• Кои процеси са важни?

• Кои теми са важни за компанията?

• Кои други инструменти се използват често (напр. бели дъски, постери, дъска Kanban и др.)?

• Кои срещи са важни?

• Как комуникираме с клиентите, служителите и доставчиците?

• и т.н.

Също така препоръчваме да започнете с малки стъпки и да не въвеждате цял списък с инструменти. Важни са теми като комуникация, съхранение на данни и може би добре работещ инструмент за управление на проекти. Тук ще намерите списък с най-важните категории, както и най-добрите и най-популярните софтуерни решения за тези категории. Забавлявайте се с разглеждането и намирането!

Инструменти, компании, домашен офис и дистанционна работа

Всички инструменти, софтуерни пакети и решения в списък, които са важни за управлението на екипи, за осигуряване на домашен офис и за ефективна работа от разстояние.

Комуникация

Един от най-важните и най-използвани инструменти за домашния офис и отдалечените екипи, разбира се, е комуникацията. Тук трябва да се прави разлика между различни начини като чат, видео, глас и т.н.

Групови и екипни чатове

Обсъждайте теми заедно и използвайте софтуер за чат, за да обсъждате и обменяте всички вътрешни фирмени въпроси. С един от тези инструменти всяка компания трябва да започне да организира дистанционния екип.

• Chanty - Лесно и бързо за създаване приложение за чат, което съчетава всички необходими функции.

• Glip - Този инструмент свързва различни функции. Всичко е включено - от чат до трансфер на данни и видео комуникация.

• Mattermost - Гъвкава програма за чат с отворен код, която е сигурна и предлага широка функционалност.

• Slack - Това е една от най-популярните програми за чат в бизнес среда. Тя е богата на функционалности и интеграции.

Видео и аудиоконференции

Вероятно един от най-полезните инструменти са видеоконференциите. С тях можете да обменяте информация не само вътрешно, но и с клиенти и т.н. Ще ви покажем кои инструменти за видеоконференции са най-подходящи.

• Amazon Chime - Amazon създаде свои собствени инструменти за видеоконференции с много функционалности, отлично качество на видеото и звука, както и лесно управление.

• BlueJeans - Инструмент за видеоконференции, който работи и с инструменти за съвместна работа.

• Discord - Този всеобхватен инструмент, познат най-вече от сферата на игрите, е най-добрият кандидат за вътрешна комуникация в компанията. Всички устройства имат достъп до него чрез приложения или уеб.

• Freebird - Подобно на Discord и Teamspeak можете да създадете канали, в които лесно да обменяте звук.

• GoToMeeting - Един от по-големите доставчици на видеоконференции, включително с поддръжка на HD.

• Google Hangouts - Инструмент за срещи в реално време от Google с най-високо качество на видеото и звука, който е подходящ и за по-големи групи. Хубава характеристика - не е необходимо да инсталирате нищо, всичко работи в браузъра. Предлага се безплатно.

• Join.me - Безплатен инструмент, с който можете бързо да организирате видеоконференции, споделяне на екрани и др.

• Microsoft Teams - Опростен инструмент на Microsoft, който позволява чат, видеоконференции и др. Разширени функции и е безплатен.

• Portal von Facebook - Също така Facebook разработи свой собствен инструмент за видеоконференции, който съчетава отлично качество и функции.

• Zoom - Един от най-използваните инструменти за видео и уеб конференции в компаниите.

Облак и онлайн съхранение

Много екипи често трябва да работят с едни и същи данни. Съществуват услуги, които автоматично запазват тези файлове и ги разпространяват в другите системи.

• Amazon Web Services - Услугата S3 на Amazon е силно резервирана система от облачни услуги, която ви позволява да съхранявате файлове онлайн и да ги предоставяте навсякъде във вашата компания.

• Box - Кутията е разработена специално за компании. Това се усеща по начина, по който е структуриран, и затова е един от водещите доставчици, освен Google, Microsoft и Amazon.

• DropBox Business - Също така е много добре познат доставчик за лесен обмен на файлове. С помощта на интеграцията файловете могат да се синхронизират директно на компютъра.

• Google Drive / Google GSuite - Имате безплатната версия на Google Drive или получавате пакета GSuite за бизнеса. Чрез GSuite е възможен прост обмен на данни, както и онлайн редактиране.

• Microsoft OneDrive - Има и безплатна частна версия, а иначе с пакета Office 365 получавате допълнителни бизнес функции и повече място за съхранение.

Сътрудничество и взаимодействие

В даден момент всеки екип трябва да намери решения на проблеми заедно. По време на срещите това обикновено се прави с помощта на бели дъски, няколко листа хартия или други възможности. Какви онлайн инструменти са на разположение за сътрудничество, ще покажем тук.

Инструменти за брейнсторминг

Специално за мозъчната атака е важно да се използват няколко основни инструмента, които поддържат различни методи за брейнсторминг.

• A Web Whiteboard – Приложение, което улеснява съвместното рисуване, брейнсторминга и намирането на идеи на споделена бяла дъска. Всичко това е предназначено за сензорни устройства.

• Cardboard - Събирайте карти, например Post-Its, и ги подреждайте в т.нар. карти на историята. По този начин лесно могат да се покажат пътуванията на клиентите или да се организират работните процеси.

• Dropbox Paper - Доставчикът на услуги за онлайн съхранение Dropbox също е разработил вълнуващ инструмент, с който екипите могат да изпускат парата заедно в работното пространство. Определено вълнуващо за всички, които вече използват Dropbox.

• GroupMap - Този инструмент за брейнсторминг е особено подходящ за бързо събиране на идеи, тяхното приоритизиране и последващо използване за генериране на идеи.

• Miro - Това е всеобхватен инструмент, който предлага много възможности за събиране на идеи, за съвместна работа по тях, както и за определяне на приоритетите им. Благодарение на многото възможности за интегриране той е един от най-всеобхватните инструменти.

• Web Whiteboard - Без инсталация, без влизане в системата - инструментът е един от най-лесните за разработване на идеи заедно - просто споделете връзка и всички могат да споделят и обсъждат идеи.

Мисловни карти - Инструменти за мисловни карти

От време на време на всеки се налага да организира по-сложни теми в така наречените "мисловни карти". Този популярен метод за съвместно генериране на идеи не бива да липсва за Home Office.

• Canva - Въпреки че Canva е по-известна като "онлайн Photoshop", можете да създавате и съвместни мисловни карти.

• MindMeister - Вероятно е един от водещите доставчици и предлага съответно много функционалности.

• MindMup - Това е безплатен инструмент, който позволява да запазвате всички данни в Google Drive. Просто картографиране на мисли без допълнителни разходи.

• Scapple - Този инструмент прилича повече на лист хартия, върху който създавате мисловни карти една по една и ги свързвате по подходящ начин. Вълнуващ подход.

Вземане на решения

Когато имате разработени идеи, обикновено е трудно да се вземат правилни решения без личен обмен. И тук са разработени някои инструменти, които подпомагат по-добре този процес и също така внасят нови подходи.

• Conteneo - Този инструмент е специално разработен за по-добро решаване на групови решения чрез достигане до същността на проблема.

• The Decider - Инструмент, с който можете да отговорите на няколко прости въпроса, за да вземете по-добри групови решения.

• Mingle - Произхождащ от сферата на гъвкавото управление на проекти, Mingle е чудесен инструмент за вземане на решения в реално време въз основа на данни в реално време.

• WE THINQ - Първоначално разработен като софтуер за управление на идеи и обратна връзка, този инструмент предлага и чудесни функции за вземане на решения.

• Yabbu - Инструмент, разработен специално за отдалечени екипи, който проследява идеите, помага при вземането на решения, измерва напредъка и позволява споделяне дори когато не се виждате.

Съвместно редактиране на документи

Важни са и инструментите, с които можете да работите върху един и същ документ. Това включва бизнес документи, както и оферти, договори и т.н., които трябва да бъдат съгласувани от екипа.

• Confluence - е един от най-големите играчи на пазара за сътрудничество в областта на съдържанието. Използва се от различни големи корпорации и предлага много функции.

• Draft - Инструментът се използва по различен начин. Първоначално всички редактори имат своя собствена версия, а само ако приемете или игнорирате тези промени, оригиналният документ ще бъде променен.

• Etherpad - Това е онлайн редактор с отворен код, който предлага много възможности за съвместно редактиране на документи в реално време.

• Google Docs / Google Sheets и др. - Пакетът на Google е вероятно най-популярният от инструментите в списъка. С Google Docs можете да управлявате документи заедно, с Sheets можете да управлявате електронни таблици, с Notes можете да управлявате бележки и много други.

• Quip - Независимо дали става въпрос за документи, таблици, контролни списъци или дори за чат в екип. Quip съчетава всичко това в един инструмент.

• Xtensio - Улеснено онлайн съвместно редактиране на документи с професионални инструменти за презентации и др.

Wikis

Особено ако документацията и знанията трябва да се записват в компанията, се препоръчва създаването на вътрешнофирмена Wiki.

• Confluence Wiki - Atlassian също е създала уики. Компанията, която стои зад JIRA, HipChat и др., е създала обширен уики инструмент.

• MediaWiki - Уики с отворен код, което компаниите могат да използват и вътрешно. Могат да се управляват много големи обеми от знания - софтуерът се използва и за Уикипедия.

• Nuclino - Лесен начин за създаване на база знания или уики в компанията.

• Tettra - Уики за компании, което има и чудесна интеграция със Slack за бързо събиране на знания.

Управление на задачи и проекти

• Aha! - Особено подходящ за пътни карти. Особено за продукти и стратегии за тяхното управление и изпълнение на пътни карти.

• Asana - Разширен инструмент за управление на проекти, който предлага различни интеграции и функционалности. Един от настоящите пазарни лидери.

• Basecamp - Цялостен инструмент за организиране на екипи, проекти, работа с клиенти и комуникация в рамките на компанията.

• Cage - Софтуер за управление на проекти, но и за съвместна работа, който е специално разработен за агенции, дизайнери и творчески екипи.

• Eylean - Инструмент, който може да се интегрира супер с инструментите на Office. Също така Scrum и Kanban могат да бъдат интегрирани толкова лесно.

• Jira - Един от най-известните инструменти за управление на проекти. Планирането, проследяването, администрирането и гъвкавото управление на проекти са обединени в един инструмент.

• nTask - Интелигентна платформа за управление и разпределяне на задачи. Най-хубавото - тя е безплатна!

• ProofHub - Инструмент за управление на проекти "всичко в едно", който предлага широк набор от функционалности.

• Smartsheet - Един от най-добрите инструменти за бързо реализиране на идеи. От планиране до проследяване и отчитане.

• Teamwork - Онлайн софтуер за управление на проекти, бюро за помощ и екипни съобщения с широки функционалности.

• Trello - Един от най-известните в този списък. Със списъците и списъците kanban задачите могат да се проследяват, да се споделят в екип и т.н.

• Workplace von Facebook - Споделяне на идеи, мозъчна атака и други инструменти за сътрудничество. Цялостният инструмент на Facebook предлага разнообразни функционалности за управление на компании и проекти.

• ZenHub - Този гъвкав инструмент за управление на проекти е особено подходящ за програмисти, които използват GitHub.

Инструменти за продуктивност

Трябва да се създадат и други инструменти, които осигуряват сигурност, простота и по-голям комфорт в работния ден на домашния офис.

Мениджър на пароли

Особено когато работите с отдалечени екипи или служители в домашния офис, сигурността на паролите е от решаващо значение. Ето най-добрите инструменти за управление на пароли.

• 1Password - Прост и изчерпателен инструмент, който предлага различни функционалности за повишаване на сигурността и паролите.

• Dashlane - Управлявайте паролите автоматично и интелигентно и ги направете достъпни на едно място.

• LastPass - Както подсказва името, тя управлява всички други пароли само с една парола.

• RoboForm - Мениджър на пароли, който управлява централно всички пароли.

• Zoho Vault - Инструментът за управление на пароли от Zoho Suite, който е специално разработен за екипи.

Запис на време

Ако сте зависими от записването на работното време, като например агенции, или ако работите съвместно с външни доставчици на услуги, тогава е препоръчително да въведете софтуер за записване на време.

• Clockify - Безплатен инструмент, който помага за проследяване на времето с помощта на прост инструмент за проследяване на времето и приложение. Неограничен брой потребители са безплатни.

• Harvest - Един от най-известните инструменти за регистриране на работното време на служителите, включително оценки и прозрения.

• Pendolum - Опростен и безплатен инструмент за записване на време, който също така позволява оценки и прозрения.

Автоматизация на процеси и управление на работни потоци

Ако искате да автоматизирате определени процеси, защото в противен случай те биха били твърде изтощителни, тогава има големи възможности от различни производители на софтуер.

• KiSSFLOW - Инструмент за управление на работни потоци и особено на бизнес процеси, който помага за автоматизиране и картографиране на процеси.

• IFTTT - С тази услуга могат да се комбинират различни услуги и да се автоматизират процеси.

• Integrify - Увеличете производителността и подобрете работата с клиентите чрез автоматизиране на определени процеси.

• Pipefy - Опростена платформа, с която екипите могат бързо и ефикасно да картографират процесите.

• ProcessMaker - Функционалността "влачене и пускане" помага за бързо и лесно картографиране и оптимизиране на бизнес процесите.

• Zapier - Свързване и автоматизиране на приложения и програми в една платформа.

• Zoho Creator - Инструментът Creator на Zoho може да се използва и за автоматизиране на работните процеси и подобряване на рутинните задачи.

Софтуер за обратна връзка

Хората, които работят в домашен офис, обикновено не дават обратна връзка толкова директно, колкото ако бяха в офиса. Различни софтуерни услуги помагат за получаване на обратна връзка онлайн и анонимно.

• 15Five - Лесна и бърза заявка за обратна връзка от служителите.

• Officevibe - Получаване на обратна връзка от служителите и бързо идентифициране на проблемни области.

• Perflo - Подобряване на работата на екипите и идентифициране на възможностите за подобрение.

• Selleo Merit Money Service - Софтуер за управление на обратна връзка между колеги, който позволява на служителите да се поздравяват взаимно, да дават обратна връзка и т.н.

• Videoask - Прост, но ефективен инструмент за искане на обратна връзка.

Други полезни инструменти

За останалите инструменти няма ясна категория, но те са добри и преди всичко прости инструменти, които улесняват работата в домашния офис.

• Apple Sidecar - Просто превърнете iPad във втори екран.

• LibreOffice - Алтернатива на Microsoft Office с отворен код за нулеви разходи.

• Google Drive - Организирайте и споделяйте файлове онлайн.

• Skitch by Evernote - Просто сканирайте бележките директно.

• Teamviewer - Много важно, особено за ИТ поддръжката. Така можете лесно да управлявате компютри от разстояние.

• Todoist - Опростен интелигентен списък със задачи.

• Timezone.io - Просто преглеждайте и управлявайте международните часови зони.

Надявам се, че сте успели да намерите всички инструменти за вашия бизнес. Също така се надяваме, че някои решения ще ви помогнат да направите работата в домашния офис и дистанционната работа по-лесна и по-ефективна.