Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management (kurz ECM) dient in Unternehmen dazu, organisatorische Prozesse durch die Verwaltung von Inhalten und Dokumenten zu unterstützen. Informationen können so zwischen einzelnen Abteilungen und Mitarbeitern effizient ausgetauscht werden. Dadurch kann das Wissen des Unternehmens für alle Beteiligten möglichst einfach und schnell verfügbar gemacht werden.

Was ist Enterprise Content Management

Technische Hilfsmittel und digitale Funktionen ermöglichen so nicht nur das Erfassen, Speichern oder Archivieren von Informationen, sondern auch die Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten. Als Teil des Informationsmanagements konzentriert sich Enterprise Content Management hauptsächlich auf schwachstrukturierte oder unstrukturierte Inhalte, wie sie in Dokumenten vorliegen.

Laut der Association for Information and Image Management (AIIM) lässt sich ECM in fünf Hauptkategorien einteilen:

• Erfassung (Capture): Beschaffen, erstellen und organisieren von Informationen.

• Verwaltung (Manage): Verarbeiten, verändern und nutzen der Informationen.

• Speicherung (Store): Kurzfristiges Speichern von Informationen, die nicht archiviert werden sollen/müssen.

• Sicherung (Preserve): Langfristige Sicherung von Informationen

• Ausgabe (Deliver): Bereitstellen der Informationen für Endanwender

Um einen reibungsfreien Ablauf dieser einzelnen Prozesse zu gewährleisten, gehören weitere Informationstechniken, wie Dokumentenmanagement (DMS), Business Process Management (BPM), Workflow Collaboration, elektronische Archivierung, Storage und Web-Content-Management zu ECM.

Wieso werden ECM Systeme eingesetzt?

Die in einem ECM-System vereinten Informationskanäle erleichtern die Kommunikation innerhalb eines Netzwerks. Während verschiedene Abteilungen die für sie relevanten Informationen hinterlegen, entsteht eine Datenbasis mit kontextbezogenem Geschäftswissen. Mit dem Einsatz eines ECM-Systems werden diese Inhalte revisionssicher archiviert und dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse verwaltet.

Durch die Digitalisierung der Informationen erübrigt sich eine Archivierung auf Papier. Die Umwelt kann somit geschont, Material- und Lagerkosten eingespart werden. Und auch wertvolle Arbeitszeit muss nun nicht mehr für die umständliche Suche nach dem richtigen Dokument geopfert werden. Die Übersichtlichkeit in einem ECM-System verhindert auch das unabsichtliche Erstellen doppelter Dokumente. Zudem sind die Informationen immer auf dem aktuellsten Stand.

Durch ECM können wertvolle Ressourcen effektiv genutzt werden. Geschäftsprozesse werden optimiert, Abläufe effektiv vereinfacht.

Vorteile von Enterprise Content Management

Mit dem Einsatz eines ECM-Systems lassen sich nicht nur die oben genannten Kosten einsparen, Ausgaben für externe Archive, Kurierfahrten oder Lieferkosten können so ebenfalls vermieden werden.

Und auch in der Organisation machen sich die Vorteile bemerkbar: Zeitaufwendige Anfragen in der Zentrale gehören der Vergangenheit an. Ein Klick reicht und schon liegen relevante Informationen vor.

Geschäftsrelevante Vorgänge lassen sich durch den Einsatz von ECM nachhaltig beeinflussen:

• Die Steuerung von Geschäftsprozessen ist flexibel und dynamisch

• Es findet eine Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit statt

• Steigerung der Erfassungsqualität

• Verbesserung der Auskunfts- und Nachweisfähigkeit

• Ordnung und Strukturierung des gesamten Informationsbestands

Durch die Unterstützung vieler Geschäftsbereiche ist es einem Unternehmen möglich, besser und effektiver auf Kundenbedürfnisse zu reagieren oder schnellere Entscheidungen zu treffen. Das wirkt sich positiv auf die Betriebsergebnisse aus, erhöht die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens und verbessert dadurch auch seine Wettbewerbsfähigkeit.

ECM ist für ein Unternehmen also eine lohnenswerte Investition. So lassen sich viele Kosten einsparen, während die Effizienz von Prozessen gesteigert wird. Informationen müssen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden, sondern liegen strukturiert vor. Mitarbeiter können so unkompliziert darauf zugreifen. Dadurch verringern sich Prozesslaufzeiten, während sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden, Partnern und Lieferanten signifikant erhöht. ECM ist also für alle Unternehmen von Interesse, die ihr Potenzial voll ausschöpfen möchten.

Autorin: Tatjana Naß